Um dos principais erros administrativos de um consultório é não saber calcular corretamente o custo da consulta. Sem conhecer o custo real de uma consulta não há como saber se o consultório está dando lucro ou prejuízo; não há como saber quais convênios vale a pana ou não manter e, mesmo, quais pacientes são mais lucrativos pro consultório, os particulares ou os de convênio. Para estabelecê-lo, é preciso conhecer o perfil do consultório, a receita, os custos, além de saber o tempo médio gasto com cada paciente. A primeira etapa, portanto, consiste em determinar o custo fixo por minuto, o custo fixo geral e o custo variável por consulta e, finalmente, o custo real.

O cenário

Para ilustrar melhor o cálculo, usaremos um exemplo hipotético. Vamos supor que um consultório funcione das 8h às 18h, de segunda a sexta-feira, e seja composto por duas salas, quatro profissionais (sócios), duas recepcionistas, um administrador e um contador.

A receita é obtida de 800 consultas de convênio por mês, ao valor médio de R$ 50 reais cada, e de 100 consultas particulares ao valor de R$ 250 cada. Uma consulta de convênio leva, em média, 20 minutos, enquanto a particular dura cerca de 30. Os gastos fixos deste consultório totalizam R$ 12 mil por mês e, os gastos variáveis (valor repassado ao profissional que prestou o atendimento, encargos e outros) somam R$ 30 reais por consulta de convênio e R$ 200 reais por consulta particular.

consulta

  1. Custo fixo por minuto
    O consultório possui duas salas funcionando de segunda a sexta-feira, das 8 às 18h, totalizando 10 horas por dia, ou seja, 600 minutos por dia (10h x 60min). Aberto cinco dias por semana (20 dias por mês), o número de minutos de funcionamento mensal de cada sala é de 12 mil (600 x 20). Como nesse cenário que apresentamos são duas salas, temos o total é de 24 mil minutos/mês. Destes 24 mil minutos, 16 mil são ocupados pelas consultas de convênio (800 x 20) e 3 mil minutos (100 x 30) pelas particulares. Sendo assim, dos 24 mil minutos disponíveis no consultório, 19 mil estão sendo usados. O custo fixo por minuto será de 0,63 reais/minuto (ou seja, 12 mil (despesa mensal)/19 mil minutos). Isto quer dizer que cada minuto nesta clínica custa, para o profissional, 0,63 reais de custo fixo.
  2. Custo fixo por consulta
    Para calcular o custo fixo por consulta, basta multiplicar o custo fixo por minuto pelo tempo gasto em cada consulta. Assim, para as consultas de convênio, com duração média de 20 minutos cada, o custo fixo será de 12,60 reais (20 x 0,63) e, para as consultas particulares, com duração média de 30 minutos cada, o custo fixo será de 18,90 reais (30 x 0,63).
  3. Custo variável por consulta
    O custo variável por consulta de convênio é de 30 reais e, para as consultas particulares, de 200 reais.
  4. Custo real da consulta
    Finalmente, para saber o custo real da consulta, basta somar o custo fixo ao custo variável. Assim, para as consultas de convênio, o custo real da consulta será de 42,60 reais (12,60 reais de custo fixo + 30 reais de custo variável). Para as consultas particulares, o custo real será de 218,90 reais (18,90 reais de custo fixo + 200 reais de custo variável).

Este consultório está sendo lucrativo? Para responder a esta pergunta, devemos calcular o resultado das atividades que o consultório desempenha. O resultado é obtido subtraindo-se os custos da receita.

O custo com as consultas de convênio é de 42,60 reais cada. A receita média por consulta é de 50 reais. Assim, o resultado é de 7,40 por consulta, ou seja, lucro de 14,8% (7,4/50). O custo de cada consulta particular é de 218,90 e, a receita, de 250 reais por consulta. Assim, o resultado para as consultas particulares é de 31,10 reais, ou seja, lucro de 12,44% (31,10/250). Com essa visão, podemos dizer que este consultório, por exemplo, está sendo lucrativo e que as consultas de convênio estão dando retorno financeiro maior do que as consultas particulares.

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