Saber como controlar o fluxo de caixa de uma clínica médica é fundamental para que o negócio possa ter destaque no mercado, proporcionando sua expansão sem tirar do foco a saúde financeira da empresa.
Mas, para isso, essa tarefa precisa ser realizada de maneira eficiente.
Por essa razão, listamos as principais dicas que você precisa saber para melhorar ainda mais seu controle. Confira!
Seja organizado
Para que o seu fluxo de caixa forneça informações reais, é preciso organizar os dados referentes aos seus gastos de alguma forma.
Você deve listar não só os seus custos fixos e variáveis, mas também possíveis despesas menores como alimentação, deslocamento, manutenção e higiene da clínica, aquisição ou locação de algum equipamento, entre outros.
Procure arquivar as notas fiscais e os recibos.
Mas fazer tudo isso apenas com anotações em um caderno não é uma boa prática.
A organização para controlar seu fluxo de caixa de maneira eficiente precisa contar com um registro sistemático e rigoroso.
Esses lançamentos devem ser diários e incluir qualquer tipo de movimentação financeira, de modo a possibilitar o acompanhamento em tempo real da situação financeira da clínica.
Veja alguns exemplos de dados a serem registrados no seu fluxo de caixa:
- custos fixos: aluguel do local da clínica, salários de funcionários, compra de materiais recorrentes;
- custos variáveis: manutenção, aquisição e locação de equipamentos, cursos de capacitação etc.;
- pequenas despesas: não se esqueça de registrar também os pequenos gastos, como produtos de limpeza, por exemplo, pois eles também fazem diferença no seu controle financeiro.
- despesas emergenciais: embora não seja possível saber exatamente o valor destas despesas, é preciso ter uma estimativa paga gastos com situações emergenciais como danos a equipamentos, incêndios, assaltos etc. Aprovei e confira nosso artigo sobre reserva de emergência.
Hoje em dia, existem softwares online e gratuitos para realizar esse controle do fluxo de caixa de forma remota, fácil e simples. Pesquise!
Não misture conta pessoal e empresarial
Jamais misture seus gastos de pessoa física com os de pessoa jurídica.
Ou seja, se você precisou pagar o seguro do seu carro, isso não deve entrar na movimentação do seu fluxo de caixa empresarial, afinal, não se trata de uma despesa da sua clínica e sim de uma despesa pessoal.
Recomendamos, inclusive, que você tenha contas bancárias diferentes.
Dessa forma, ficará mais fácil separar as coisas, ficando mais consciente para a importância de diferenciar as finanças pessoais e as da sua clínica.
E isso também vale para o caso de você realizar o atendimento sozinho no seu consultório.
Confundir as despesas pessoais com as despesas profissionais acaba atrapalhando a realização do controle das finanças, mascarando possíveis problemas.
Evitar misturar as contas pessoas e empresariais também ajuda a garantir o reinvestimento do lucro da clínica em equipamentos mais modernos, treinamento de mão de obra ou mesmo na expansão dos negócios.
Organize o fluxo de caixa
O seu fluxo de caixa deve considerar a diferenciação das entradas e saídas.
Uma boa maneira de organizar isso é distanciar o dinheiro mantido no consultório, como uma forma de caixa ou conta corrente, dos recursos financeiros que são depositados no banco.
Para ter ações mais acertadas no trabalho das finanças da sua clínica, indicamos que você separe uma conta para realizar os seus pagamentos fixos e outra responsável por aplicar os recursos de investimentos futuros.
Categorize as informações
Depois de definir o destino dos recursos financeiros que entram, chegou o momento de categorizar os dados que constarão no registro do seu fluxo de caixa.
Para definir essas categorias, procure separar seus gastos mensais obrigatórios, ainda que estes valores apresentem uma variação de um mês para o outro, como telefonia, internet, aluguel, luz, água etc.
Da mesma maneira, liste os custos variáveis.
Assim, se por acaso você passar por um momento no qual seja necessário realizar corte de despesas, você já saberá quais são os gastos que podem sofrer reduções.
Procure ser específico ao criar as categorias do seu fluxo de caixa, incluindo a de pessoas, na qual constarão os valores dos salários dos funcionários e o seu pró-labore, e também da de impostos.
Todas as categorias devem colaborar para expor a saúde financeira da sua clínica, auxiliando a sua tomada de decisões.
Essa categorização precisa, necessariamente, mapear a totalidade das movimentações do seu consultório.
Já falamos das despesas, portanto, agora vamos dar alguns exemplos de receitas a serem categorizadas:
- consultas médicas;
- procedimentos;
- renovações de receitas médicas;
- locação de salas vazias;
- aplicações financeiras;
- consultorias médicas.
Faça análises periódicas
Procure realizar uma análise das movimentações financeiras do seu fluxo de caixa uma vez por semana. Feito isso, estabeleça previsões para o próximo período.
O intuito aqui é fazer você utilizar as informações que organizou para efetuar o acompanhamento do crescimento das receitas e despesas, compreendendo quais delas impactaram positivamente e negativamente a lucratividade da clínica.
Com essa atitude, será possível pensar em maneiras de otimizar os lucros da sua clínica de uma forma mais simples e rápida.
Atualize os registros constantemente
As movimentações financeiras da sua clínica nunca estarão paradas, afinal, mesmo que você não tenha receitas em determinada semana, sempre haverá despesas.
Portanto, está aqui o motivo pelo qual o seu fluxo de caixa precisa ser alimentado constantemente.
Para isso, tudo que entra e o que sai deve ser registrado.
Isso vale para aquele gasto de R$3,00 em uma caneta para o seu consultório, devendo ser incluído na categoria pertinente.
Da mesma forma, se você lucrou apenas R$10 com algum atendimento, esse valor também precisa ter seu registro feito no seu caixa.
Somente dessa maneira você conseguirá saber com exatidão quais são seus gastos e o quanto representam os seus ganhos na sua clínica.
Conte com ajuda especializada na área
Sabemos que o dia a dia dos profissionais da saúde é bem dinâmico e nem sempre permite que consigam acompanhar o controle do fluxo de caixa de suas clínicas.
Por essa razão, uma boa dica é considerar a contratação de profissionais especializados em contabilidade para o setor da saúde.
Existem consultores focados em finanças para esse mercado, com o objetivo de tornar o controle financeiro mais organizado.
A objetividade e capacitação desses profissionais impactarão diretamente em um melhor atendimento da sua clínica, aumentando suas receitas.
Neste post, mostramos para você como controlar o fluxo de caixa da sua clínica da maneira correta, organizando as despesas e receitas, separando gastos pessoais e profissionais, categorizando e atualizando dados.
Para saber mais informações sobre como cuidar adequadamente de suas finanças pessoais e das finanças de seus consultórios e clínicas, entre em contato com a Saúde + Ação, temos cursos e programas voltados para o público médico.